Daten prüfen, Übernahme vorbereiten und den Produktivstart gemeinsam planen. Ob Sie von einem bestehenden ERP oder von Excel kommen: Umfang, Verantwortlichkeiten und Kontrollen werden vor dem Wechsel geklärt.
Ein Wechsel aus Bexio läuft anders als aus Topal oder Abacus. Die Datenstruktur, die Schnittstellen und die historisch gewachsenen Konventionen sind je System verschieden. ewws kennt sechs Standardpfade und bringt Mapping Vorlagen pro Quellsystem mit.
Cloud KMU Software
Ausgangspunkt sind die Exporte und Zugriffsmöglichkeiten Ihrer bestehenden Installation. Prüfen Sie mit einem Testexport, welche Stammdaten, offenen Posten und Belege verfügbar sind und wie sie den Feldern in ewws zugeordnet werden.
Was kommt mit: Kontenrahmen, Kunden, Lieferanten, Artikel, offene Posten, Rechnungen, Lohnstamm, Mehrwertsteuersätze
Empfohlener Parallelbetrieb: 3 bis 4 Wochen, idealerweise zum Quartalswechsel
Treuhand fokussiert
Planen Sie die Übernahme pro Mandant. Ein Testexport zeigt, welche Konten, Buchungen und Stammdaten vorliegen. Kontenzuordnung, Salden und Zugriffsrechte werden vor dem produktiven Wechsel abgeglichen.
Was kommt mit: Kontenrahmen pro Mandant, Buchungsbestand, offene Posten, Stammdaten, Lohnstamm, MwSt Profile, Treuhand Rollen
Empfohlener Parallelbetrieb: 4 bis 6 Wochen, gestaffelt pro Mandant
KMU bis Mittelstand
Die verfügbaren Exporte hängen von Modulen und Einrichtung Ihres Quellsystems ab. Legen Sie den Übernahmeumfang anhand echter Beispieldaten fest und gleichen Sie Konten, Salden und Belegzuordnungen nach dem Testimport ab.
Was kommt mit: Kontenrahmen, Buchungen mit Historie, offene Posten, Stammdaten, Artikel mit Beständen, Anlagen, Lohnstamm mit Lohnarten
Empfohlener Parallelbetrieb: 4 bis 8 Wochen, je nach Volumen und Mandantenzahl
Klassische Buchhaltung
Sage 50 und Sage 200 sind in der Deutschschweiz verbreitet, vor allem in der Buchhaltung und im klassischen Auftragswesen. Wechsel passt bei Kunden, die Lager, Projekte oder Lohnlauf zusätzlich integriert haben wollen. Sage exportiert über klare Standardformate. ewws bietet ein Mapping pro Sage Version.
Was kommt mit: Kontenrahmen, Buchungen, offene Posten, Stammdaten, Artikel mit Beständen, Aufträge, Rechnungen
Empfohlener Parallelbetrieb: 3 bis 5 Wochen, optimal vor Geschäftsjahresende
Aus Excel und Insellösungen
Viele Schweizer KMU führen ihre Stammdaten und Belege noch in Excel oder in mehreren kleinen Insellösungen. Der Wechsel zu ewws ist der grösste Schritt, aber auch der grösste Gewinn. ewws stellt Bulk Import Vorlagen für CSV und Excel bereit, mit Validierung gegen Schweizer Standards wie PLZ, IBAN und MwSt Nummer.
Was kommt mit: Stammdaten aus Excel, manuelle Buchungen via Import Vorlage, offene Posten Liste, einfache Lohnstämme
Empfohlener Parallelbetrieb: 2 bis 3 Wochen, mit klarem Stichtag
Kleinstunternehmen und Vereine
Banana ist in der Schweiz weit verbreitet bei Vereinen, Einzelfirmen und kleinsten Treuhand Mandaten. Wechsel passt, wenn aus dem Kleinstmandat ein KMU wird oder wenn Mac native Bedienung, Lager, Lohnlauf und QR-Rechnung in einem Produkt gewünscht sind. Banana exportiert über Schweizer Standardformate (AC2, CSV). ewws übernimmt Konten, Buchungen, offene Posten und MwSt Profile pro Mandant.
Was kommt mit: Kontenrahmen, Buchungsbestand mit Historie, offene Posten, Stammdaten, MwSt Profile, einfache Lohnstämme
Empfohlener Parallelbetrieb: 2 bis 3 Wochen, gut geeignet zum Jahresanfang
Der Ablauf ist gleich, egal aus welchem Quellsystem. Treuhänder können Schritte 1 bis 3 für mehrere Mandanten parallel führen.
Schritt 1
Welche Datenmengen liegen im Quellsystem, welche Module sind aktiv, welche Sonderfälle (Mehrwertsteuer Sonderregeln, Lohnarten, Fremdwährungen) gibt es. Ergebnis ist eine schriftliche Auflistung, was mitkommt und was bewusst weggelassen wird.
Schritt 2
Kontenrahmen, Kostenstellen, MwSt Profile, Artikelgruppen und Mitarbeiterkategorien werden vom Quellsystem auf das ewws Modell abgebildet. Pro Quellsystem gibt es eine Standardvorlage, die wir individuell anpassen.
Schritt 3
Vollständiger Import auf einem Test Mandanten in ewws. Stichproben gegen das Quellsystem, Kontensalden, offene Posten und MwSt Summen werden abgeglichen. Differenzen werden dokumentiert und behoben.
Schritt 4
Beide Systeme werden für einen festgelegten Zeitraum parallel geführt. Neue Belege werden in beiden Systemen erfasst, Banking nur in einem. Ziel ist Sicherheit, dass ewws die Realität sauber abbildet, bevor der Cutover erfolgt.
Schritt 5
Stichtag wird gesetzt, Abschlusssaldi aus dem Quellsystem werden in ewws übertragen, Eröffnungsbilanz wird gebucht. Das Quellsystem wird auf nur lesen gesetzt und bleibt für die zehnjährige GeBüV Aufbewahrungspflicht erhalten.
Schritt 6
ewws geht produktiv, Benutzer werden geschult, das Quellsystem bleibt als Archiv. Treuhandkunden werden in der gleichen Sitzung an das Treuhand-Portal angeschlossen, Banking läuft ab dem Stichtag nur noch über ewws.
Jede Datenfamilie hat einen eigenen Importpfad mit Validierungsregeln. So wird ein Import nicht zur Datenruine, sondern zu einer reproduzierbaren Operation.
Der Schweizer KMU Kontenrahmen oder ein eigener Kontenplan wird übernommen, ergänzt um die ewws Mussfelder. Bestehende Buchungen kommen entweder als Historie oder als Eröffnungsbilanz, je nach gewähltem Stichtag.
Debitoren und Kreditoren mit Betrag, Fälligkeit, Referenz und Mahnstufe. Die Mahnstufen werden auf die ewws Mahnlogik abgebildet, sodass der erste Lauf nach Cutover korrekt rechnet.
Kunden, Lieferanten und Artikel mit allen relevanten Feldern wie Adresse, PLZ, Steuersatz, IBAN, Zahlungsfrist und Lagerort. Doppelt geführte Datensätze aus dem Quellsystem werden im Vorab Audit erkannt und konsolidiert.
Offerten, Aufträge, Rechnungen und Wareneingänge können entweder vollständig als Historie oder ab Stichtag übernommen werden. Original PDFs werden im GeBüV Belegarchiv hinterlegt und mit Hash Kette gesichert.
Mitarbeiter, Lohnarten, Sozialversicherungszuordnungen, BVG und Quellensteuer Tarife. Lohnvorjahre können als nicht buchungswirksame Historie übernommen werden, der erste produktive Lohnlauf folgt direkt nach Cutover.
Anlagenstamm mit Abschreibungsplan und Restbuchwert, Lagerbestände mit Wert, Seriennummern und Chargen. Bei Mandanten mit Inventur Pflicht wird die Inventur direkt nach dem Stichtag in ewws geführt.
Die meisten Wechsel scheitern nicht am Import, sondern an den Wochen danach: der Kontenrahmen ist da, aber nichts ist eingestellt. In ewws ist die Ersteinrichtung geführt und stützt sich auf Ihre eigenen Daten, nicht auf eine Liste zum Abhaken.
Vorbelegung
Der Branchen-Schnellstart legt den Schweizer KMU-Kontenrahmen in der passenden Rechtsform, die geltenden Mehrwertsteuersätze und eine Standard-Belegvorlage an, dazu die üblichen Lohnarten als Vorschlag. Branchen ohne echte Vorbelegung bleiben bewusst leer, weil eine Auswahl, die nichts bewirkt, eine Täuschung wäre.
Fortschritt
Firmenprofil, Bankverbindung, erster Kunde und Artikel, erste Rechnung und Kontenrahmen zeigen den Stand der Einrichtung. Abgehakt wird nichts von Hand; ewws zählt, was wirklich erfasst ist. Damit sehen Sie am ersten Tag, was noch fehlt, statt es im Quartal zu merken.
Sauberer Start
Was ewws bei der Ersteinrichtung anlegt, sind Kontenrahmen, Sätze und Vorlagen, also Gerüst. Übungskunden, Fantasieartikel und Beispielbuchungen kommen in Ihren produktiven Mandanten nicht hinein. Wer üben will, nimmt den öffentlichen Demo-Zugang.
Umkehrbar
Ein Wechsel zu ewws ist keine Einbahnstrasse. Ein Klick liefert den vollständigen Mandanten-Datensatz als Archiv in offenen Formaten, dazu eine vollständige Datenbanksicherung. Wir binden Sie über das Produkt, nicht über Ihre Daten.
Nennen Sie uns Ihr heutiges System, die Anzahl Mandanten und die wichtigsten Arbeitsabläufe. Gemeinsam klären wir Umfang, Datenübernahme und die Prüfungen vor dem Produktivstart.