Unveränderliche Versionen
Jede Version trägt Dateiname, Grösse und SHA-256-Prüfsumme. Eine neue Fassung ersetzt nichts, sie kommt als Version dazu – die Historie bleibt beweisbar vollständig.
Das Dokumentenmanagement liegt im ERP-Kern, nicht in einem Zweitsystem.
Jedes Dokument trägt unveränderliche Versionen mit SHA-256-Prüfsumme und eine lückenlose Chronik. Gescannte Papierbelege werden direkt auf dem Gerät erkannt und sind sofort volltext-durchsuchbar – ohne Cloud, ohne DMS-Abo daneben, in jeder Edition.
Revisionssicher ab der ersten Sekunde
Ein Archiv, das Prüfern standhält.
Das DMS ist kein Anbau, sondern Teil des Kerns: Ablage, Workflow und Buchhaltung laufen auf derselben Datenbasis – und jede Änderung hinterlässt eine prüfbare Spur.
Freigabe-Workflow
Entwurf, Prüfung anfordern, freigeben oder zurückweisen – mit Begründung, Akteur und Zeitpunkt in der Dokument-Chronik. Der Eingangskorb zeigt, was auf eine Entscheidung wartet.
Mit dem Geschäft verknüpft
Dokumente hängen an Rechnung, Kunde oder Projekt, statt in Ordnerbäumen zu versanden. Verkaufsrechnungen archivieren sich beim Erzeugen selbst – idempotent, ohne Sekretariatsaufgabe.
OCR-Motor, on-device
Gescannte Papierbelege werden Volltext.
Pixel-PDFs und Fotos werden beim Anlegen direkt auf dem Gerät erkannt – Apple Vision auf dem Mac, die Windows-Texterkennung auf Windows. Kein Cloud-Dienst, kein Zusatz-Abo; der erkannte Text wird als Digitalisierung am Dokument erfasst.
Sofort durchsuchbar
Der erkannte Text fliesst in die Volltextsuche über das ganze Archiv. Die Rechnung vom April findet sich über ein Suchwort in Sekunden – nicht in einer halben Stunde Ordnersuche.
Nachdigitalisieren per Klick
Bestehende Scans ohne Textebene melden sich als OCR-Kandidat. «Text erkennen (OCR)» im Dokument-Detail holt die Datei, erkennt den Text und erfasst ihn sichtbar in der Chronik.
Text-Layer bleibt massgeblich
PDFs mit Textebene liest der Server selbst aus – deterministisch und byte-treu. Die On-Device-Erkennung greift nur dort, wo es ohne sie keinen durchsuchbaren Text gäbe.
GeBüV im Betrieb, nicht im Prospekt
Die Prüfkette läuft von der ersten Buchung an.
Dokument-Ereignisse liegen in derselben Hash-Kette wie Buchhaltung und Kasse. Ein Voll-Scan prüft die Kette lückenlos ab der ersten Buchung – mit persistiertem Prüf-Wasserstand, ein Bruch kann nicht aus dem Prüffenster herausaltern.
Voll-Scan mit Ampel
Das Betriebs-Cockpit zeigt den Stand der Integritätsprüfung als Ampel: geprüft bis, Rückstand, Befund. Ehrlich auch im Grenzfall – nie geprüft heisst «unbekannt», nicht «grün».
Klassifikation und Zugriff
Öffentlich bis vertraulich: Die Sensitivitätsklassifikation steuert die Zugriffsprofile, damit Lohnabrechnung und Vertrag nicht neben der Preisliste liegen.
Dokumenten-Intelligenz
Titel-, Ordner-, Tag- und Verknüpfungsvorschläge aus dem Inhalt, PDF teilen und zusammenführen – Vorschläge zum Übernehmen, keine Automatik hinter dem Rücken.
Aufbewahrung mit System
Löschen ist in der Schweiz kein Knopf. Es ist eine Frist.
ewws führt die Aufbewahrung im Archiv selbst: Jedes Dokument trägt seine Frist, geschäftsrelevante Belege mindestens die zehn Jahre der GeBüV. Vor Fristablauf wird nichts entfernt – danach entscheiden Sie, mit Nachweis.
Fristen, die eingefroren sind
Die Aufbewahrungsfrist wird beim Anlegen fixiert und wandert nicht mit, wenn ein Dokument später bearbeitet wird. Das Betriebs-Cockpit zeigt den Stand als Ampel – auch für Personaldossiers, deren Kategorien eigene Fristen tragen.
Legal Hold für den Streitfall
Droht eine Auseinandersetzung, legen Sie ein Dossier still: Solange der Legal Hold aktiv ist, ist Löschen blockiert – mit Grund, Akteur und Zeitpunkt in der Dokument-Chronik.
Gelöscht wird nachweisbar, nie spurlos
Nach Fristablauf entfernt ewws den Inhalt und behält den Nachweis: Ein Tombstone-Eintrag dokumentiert, was wann von wem entfernt wurde. Die Prüfkette bleibt lückenlos.
Lösch-Anträge laufen über die Vier-Augen-Freigabe: beantragt im Archiv, entschieden im Betriebs-Cockpit.
Ohne Zweitsystem
In jeder Edition enthalten.
Volltextsuche, Versionierung, Workflow und OCR sind Bestandteil jeder ewws-Edition – kein DocuWare-, M-Files- oder ELO-Abo daneben, kein Integrationsprojekt, eine Datenbasis. On-premises: Ihre Dokumente bleiben im Haus.
Produkt im Überblick
Das DMS ist eines von vielen Modulen auf derselben Plattform – von Verkauf über Lager bis Lohn.
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GeBüV, MWST, QR-Rechnung, Swissdec: Wie ewws die Schweizer Vorgaben im Kern umsetzt.
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